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En 2018... êtes-vous open ???

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notek
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En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Ven 15 Déc 2017 - 23:42

Bonjour à tous,
Un « petit » post pour revenir sur la commission sportive de mercredi dernier (13/11) et plus précisément sur le sujet de l’open. Nous avons débattu l’opportunité que le CAC fasse un open en 2018.
Au vu des expériences de chacun, pas mal de « divergences » sont apparues… je vous propose dans ce post de donner votre point de vue et donc… c’est moi qui commence !  Smile

Pour ceux qui n’ont pas pu assister à cette réunion, je fais partie de ceux qui souhaitent que cet open est lieu mais j’admets qu’il ne peut se faire que sous certaines conditions.

À mon sens (et ça n’engage que moi  Wink  ) :

  • L’objectif de l’open est de donner de la visibilité sur le club (même si on ne fait pas de nouveaux licenciés) et gagner un peu d’argent (en tout cas ne pas en perdre).
  • Cet open doit avoir lieu sur 1 jour : oui, on pourrait « techniquement faire plus (2 voire 3 jours) mais ce serait une grosse contrainte/difficulté en terme d’organisation et autant se faire la main sur un open d’1 journée avant de voir plus grand (ou pas).
  • 12 à 15 personnes (environ) doivent participer à son organisation en sachant que l’organisation, ce n’est pas que le jour J. Il y a des choses à faire avant : l’achat des lots, l’achat de la bouffe, la communication (c’est bon, on a un Webmaster),… Puis le jour J, c’est l’installation de la salle, la gestion du tournoi, la buvette, les repas, un coverage ? Et bien sûr, à la fin il faut ranger, nettoyer,… ! Wink
  • La salle doit être gratuite (ou plus qu’abordable) et être capable (si l’open ne dure qu’une journée) de contenir 200 personnes (100 ce n’est pas assez pour pouvoir gagner suffisamment d’argent en buvette/repas sur 1 journée). Notre salle ne convient pas.
  • Les repas : faits par nos soins ! On ne fera pas de bénéfices si on prend un traiteur… Donc des choses simples : sandwichs ? frites ? pâtes carbo/bolo ? ou autres ??? Un repas complet est peut être hors budget et/ou trop contraignant ?
  • La date : mars/avril pour ne pas être en concurrence avec d’autres opens et si l’open ne dure qu’une journée, il faut que ça soit un samedi (10h -> 2h du mat ?). On ne peut choisir qu’une date qui va convenir au plus grand nombre des organisateurs.
  • Les lots : selon le budget bien sûr… il faudra faire une estimation des recettes de la buvette mais il faudra clairement être raisonnable (et donc être moins attractif) car l’open ne fera pas autant de recette en 1 journée que s’il avait duré 2 ou 3 jours. Pourtant, je pense que nous arriverons à remplir 200 places...


Je vous propose donc de réagir dans ce post à ce que je viens d'écrire sachant que je ne détiens pas la bonne parole, ce n’est qu’un point de vue.  Embarassed
Ce que je souhaiterai également c’est que ceux voulant participer à l’organisation se fassent connaître dès que possible. Objectivement, s’il n’y a pas assez de monde pour l’organisation, ça ne sert à rien d’aller plus loin. Je vous demanderai donc d’enrichir ce post avec votre nom.

Allez, je commence  Cool  :
1- Julien (Notek)
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Haka
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par Haka le Sam 16 Déc 2017 - 14:46

2 - Loïc (Haka)

Wako
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par Wako le Dim 17 Déc 2017 - 20:08

3 - Denis (Wako)
J'ajouterais qu'il faudrait savoir si on fait un Open (ou pas) assez vite (courant janvier ?) afin de réserver la salle et de se bloquer la date.
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par kinguena le Lun 18 Déc 2017 - 11:05

4 - kinguéna

peut-être dire aussi qu'il va falloir des personnes qui ne participe pas à l'open pour pouvoir rester au bar (cela peu être des personnes de la famille) , s'occuper de la bouffe (cela peu être des personnes de la famille) et bien sur les TD (la y a pas le choix)!!!
la date peut-être sur la dernière semaine d’Août ou la 1ére de septembre aussi, cela nous laissera plus de temps pour préparer et aussi l'été y en à qui bosse peut-être moins pour aider à la préparation en amont.
pour moi je sais que cela sera compliqué de vous aider en amont pour mars ou avril, voir même d’être dispo le jour de l'open, car c'est une période ou j'ai beaucoup de taff


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Saphro
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Tidji et moi sommes open :)

Message par Saphro le Lun 18 Déc 2017 - 16:02

Super Julien et merci d'avoir pris l'initiative de lancer le débat sur l'organisation d'un open au CAC.

1- Notek (Julien)
2- Haka ( Loic)
3- Wako (Denis)
4- Kinguena (Guénaël)
5- Tidji ( Thierry) : partie restauration
6- Saphro ( Magalie) : partie restauration / buvette

Pour la restauration , Thierry a pas mal de matos dont des bains marie et fish and dish (qui maintiennent au chaud) , voire une machine à hot dog que l'on peut louer à promo cash. Donc tout à fait possible de faire des pâtes (bolo/carbo), hot dog, pizza, quiche, sandwich, des gâteaux maison.... surtout des choses que l'on peut préparer avant, rapide à l'envoi avec une grosse marge de bénéfice (les pâtes c'est une valeur sûre)
Pour la date , nous rejoignons l'avis de Kinguena, peut être miser sur septembre pour avoir le temps de préparer tout ça ?

Bonne fin de journée à tous !!

Mag

laboli
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par laboli le Lun 18 Déc 2017 - 22:33

1- Notek (Julien)
2- Haka ( Loic)
3- Wako (Denis)
4- Kinguena (Guénaël)
5- Tidji ( Thierry) : partie restauration
6- Saphro ( Magalie) : partie restauration / buvette
7- laboli

pas grand chose à dire de plus, je prépare le CR de la commission sportive...
Merci pour l'initiative Julien.

On peut proposer une date de réunion en Janvier..
par exemple le lundi 15, Mardi 16 ou Jeudi 18 janvier(sous réserve de qualif Cnic) suivant les dispo de chacun.
Après on verra le lieu...
Seules les personnes motivées par l'organisation d'un Open sont conviées à cette réunion... hihi
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notek
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Mar 19 Déc 2017 - 14:15

Content de voir que la liste s'enrichit !!! Smile

Comme dit Olivier, le mieux est de faire une réunion à la rentrée avec un maximum de personnes pouvant organiser.
A cette occasion nous pourrons :

  • estimer la faisabilité de l'open au regard du nombre d'organisateurs,
  • envisager des dates possibles pour cette open,
  • estimer le prix de revient de la restauration,
  • estimer notre bénéfice sur la journée pour caler un budget pour les lots,
  • ... et boire l'apéro !


Je vais profiter du SnG de mercredi et du MTT de vendredi pour inciter les joueurs du club à jeter un oeil à ce post et début de semaine prochaine je proposerai un lien vers un doodle avec des dates pour une réunion d'organisation.
D'ici là, n'hésitez pas à recruter ! Wink
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Saphro
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parfait

Message par Saphro le Mar 19 Déc 2017 - 19:23

Impeccable Julien ! à vendredi.
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Jeu 21 Déc 2017 - 16:13

Après avoir échangé avec certain(e)s d'entre vous hier soir, je me permets d'enrichir la liste avec ceux qui me l'ont demandé :

1- Notek (Julien)
2- Haka ( Loic)
3- Wako (Denis)
4- Kinguena (Guénaël)
5- Tidji ( Thierry) : partie restauration
6- Saphro ( Magalie) : partie restauration / buvette
7- laboli
8- LH
9-PtitFred
10- Alicia
11- Befa
12- nyxnyx

Je vais donc rapidement vous proposer plusieurs dates pour notre réunion d'organisation à partir du 15 janvier...
Il serait intéressant d'avoir les dates disponibles de la salle de Celles-sur-Belle de fin mars à fin avril et de mi-septembre à mi-octobre. Qui pourrait se renseigner avant la réunion SVP ?
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par gwladylicious le Ven 29 Déc 2017 - 13:24

Moi aussi je suis ok en fonction de mes disponibilités
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Ven 29 Déc 2017 - 18:26

Cool !

1- Notek (Julien)
2- Haka ( Loic)
3- Wako (Denis)
4- Kinguena (Guénaël)
5- Tidji ( Thierry) : partie restauration
6- Saphro ( Magalie) : partie restauration / buvette
7- laboli
8- LH
9- PtitFred
10- Alicia
11- Befa
12- nyxnyx
13- Gwladycious

Je vous propose donc 3 dates pour la première réunion d'organisation de cet Open : mardi 23, jeudi 25 ou mardi 30 janvier.
Le lieu reste à définir.
Vous pouvez soit répondre sur le forum à la suite de ce message, soit utiliser le lien Doodle (sondage en ligne) suivant :
https://doodle.com/poll/dqcwar869ynphxqd

Dès que la date sera fixée, je vous proposerai un ordre du jour (et un lieu).
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par MissK le Mar 2 Jan 2018 - 16:42

Bonne Année à tous!
Je rejoins le groupe pour l'organisation de l'open! 😉
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Jeu 4 Jan 2018 - 21:44

Meilleurs vœux à tous également !!!

Bienvenue MissK !  bravo

1- Notek (Julien)
2- Haka ( Loic)
3- Wako (Denis)
4- Kinguena (Guénaël)
5- Tidji ( Thierry) : partie restauration
6- Saphro ( Magalie) : partie restauration / buvette
7- laboli
8- LH
9- PtitFred
10- Alicia
11- Befa
12- nyxnyx
13- Gwladycious
14- MissK

J'en profite pour vous rappeler que nous organisons une réunion pour préparer cet open.
3 dates possibles : mardi 23, jeudi 25 ou mardi 30 janvier.

Pensez à vous inscrire SVP, les dates approchent !!!
https://doodle.com/poll/dqcwar869ynphxqd

Pour l'instant, nous sommes 7 à nous être positionnés sur ces dates.
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Lun 15 Jan 2018 - 21:08

Voici les résultats du Doodle après 15 jours...
La réunion aura lieu le mardi 30 janvier !

Je vous propose de la faire chez moi à 18h30.
Je reviendrai vers chacun d'entre vous pour l'adresse.

N'hésitez pas à faire passer l'info à celles et ceux qui se connectent peu au forum mais qui souhaiteraient participer à l'orga de cet Open !
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Jeu 25 Jan 2018 - 11:22

Petit rappel : réunion Open 2018 chez moi mardi prochain (le 30) à 18h30.
Je pense que tout le monde connaît mon adresse. Si ce n'est pas le cas, faites moi signe !!!

Pri ma
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par Pri ma le Ven 26 Jan 2018 - 16:57

Bonjour à tous, je serais également intéressé par l’open 😉

Pri ma
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par Pri ma le Ven 26 Jan 2018 - 17:00

Connaissez-vous la date de l’open ou elle n’est pas encore définit ?
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Lun 29 Jan 2018 - 13:32

Salut Pri ma,
Il s'agit de commencer par l'organiser (et donc de choisir une date).
A ce sujet, on se réunit chez moi demain soir (18h30).
Si ça t'intéresse, je te donnerai mon adresse en MP.

Pri ma
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par Pri ma le Lun 29 Jan 2018 - 17:05

Salut Notek, ha ok, le problème c’est que je suis dans l’incapacité De conduire du à ma jambe qui est immobilisée en ce moment. Mais si besoin d’aide pour l’orga Le jour J pas de souci pour moi 😉
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Lun 29 Jan 2018 - 23:35

Pas de souci !
Du coup, je te mets dans la liste des organisateurs :

1- Notek (Julien)
2- Haka ( Loic)
3- Wako (Denis)
4- Kinguena (Guénaël)
5- Tidji ( Thierry) : partie restauration
6- Saphro ( Magalie) : partie restauration / buvette
7- laboli
8- LH
9- PtitFred
10- Alicia
11- Befa
12- nyxnyx
13- Gwladycious
14- MissK
15- Prima

Et toutes les infos seront sur le forum ! Wink

Pri ma
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par Pri ma le Lun 29 Jan 2018 - 23:38

😉
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Jeu 1 Fév 2018 - 8:13

Bonjour à tous,

Pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion de mardi soir, je vous propose les éléments qui suivent en guise de compte rendu :

1. Organisation Générale :
Lieu : Celles sur Belle (salle prêtée par Mairie), gratuitement ! Il reste à s’assurer que la salle n’est pas réservée la veille pour pouvoir installer dès le vendredi soir,
Date : le samedi 2 juin de 10h à 2h du matin (arrivée des joueurs à 9h)
Nombre de participants : 160 max
Structure de jeu : 15k max (structure de la Gâtine à trouver sur leur site), il faudra plus de jetons que ceux dispos au club et mélanges compliqués (rapport couleur/valeur),
Les pauses repas : en deux fois avec max 45 minutes (réservables dès la préinscription sur le net),
Pas de pause le matin.
Logistique : Sono, Matériel informatique (PC de rechange à prévoir),
Les sortants du Main : Proposer des sit & go (dès sortie) ou un Side Event (à 17h max avec structure rapide)

2. Restauration
Matin : café (0,5€), cake offert
Tarif : eau 1€, cannettes 1,5€ et bières (leffe 2€, Despe 2,5€) - prévoir déclaration Préfecture/Marie pour consommation d'alcool,
Midi : pâtes bolo/carbo, sandwich jambon fromage chips et parts de gâteaux (voir Bebel 160 parts ?) (barres chocolatées) et crêpes maison faites par les organisateurs,
Soir : sandwichs jambon / hotdog + pâtes bolo/carbo (ce qu’il reste du midi), parts de gâteaux/crêpes (ce qu’il reste du midi),
Budget-prix de vente : 4€ le plat, 5€ avec boisson (soda, bière 25cl, eau,…), budget global à calculer.
Gobelet open avec consigne ? Bouteille plutôt que canette pour les sodas à servir au verre (ultra rentable) ?

3. Les lots
Combien seront récompensés ? 10 % => 15 à 20 joueurs
Les lots : des tickets poker, lots pokers, lots sponsorisés,
De 20 à 10 : ticket bowling ou autre…
3 Tickets pour les 3 premiers (200€/125€/75€ ?), bon d’achat Jack, goodies PS ?
Les « à côtés » : un panier garni à peser : 1 € la pesée, 2€ les 3,
Budget : 600€ hors sponsors

4. La communication
Affiche : au moins en numérique pour communiquer sur les réseaux sociaux,
Quelques impressions : pour de l’affichage dans quelques lieux stratégiques (Mutuelles,...)
A partir de quelle date communiquer : comm° 2 mois avant et inscription 1 mois avant l'open,
Comment gérer les inscriptions : GoogleDocument ?
Préinscription du repas sur Internet pour gérer la marchandise,

5. La suite
Prochaines réunions : le 27 février ou le 6 mars ; puis en mai (Doodle à prévoir rapidement),
Début de répartition des tâches :
Restauration : Thierry, Magalie, Fabrice, Julien,
Gestion du tournoi + TD : Patrick, Yoann ?, Julien,...
Buvette : Denis, Olivier, Loïc, Julien,
Gestion des inscriptions online : Denis, Olivier,
Courses : Denis, Karin, Loïc, Julien,
Lots : Olivier,
Crêpes : Karin, Olivier, Julien,
Affiche : Guéna ?
Salle : Julien, Olivier - voir Jean Yves (KPC) pour contrat de location de la salle et disponibilité du vendredi soir pour installation,
Doodle pour réunions : Julien,

N'hésitez pas à réagir... et pourquoi pas à vous placez sur les différentes activités à réaliser pour l'organisation de cet open ! Wink
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par kinguena le Jeu 1 Fév 2018 - 11:26

tu t'es trompé tu pensais à ma femme pour l'affiche!!!!!!! lool  lol!
je vais voir avec ma chérie si c'est possible fée  fée  fée il va falloir que je négocie, ça risque de me coûter chère  snif
pour le son j'aurai ce qu'il faut (4 enceintes et une console), voir d'abord si dans la salle il n'y a pas déjà du matériel, après je peu m'occuper de gérer le son
Apres je ne serais pas beaucoup plus dispo avant car ça tombe au milieu du festival de la chaloupe et en plus il y a un Tic le lendemain

pour le vidéo projecteur voir avec Oliver si il peut en avoir un et voir aussi sur place si il n'y en pas déja dans la salle


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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par FooJam le Dim 4 Fév 2018 - 7:42

Salut à tous,

Alors je prévois de revenir parmi vous en mars et vous pouvez comptez sur moi pour aider à l'open en amont et en aval.
A très vite ^^
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Re: En 2018... êtes-vous open ???

Message par notek le Dim 4 Fév 2018 - 21:02

kinguena a écrit:tu t'es trompé tu pensais à ma femme pour l'affiche!!!!!!! lool  lol!
je vais voir avec ma chérie si c'est possible fée  fée  fée il va falloir que je négocie, ça risque de me coûter chère  snif
pour le son j'aurai ce qu'il faut (4 enceintes et une console), voir d'abord si dans la salle il n'y a pas déjà du matériel, après je peu m'occuper de gérer le son
Apres je ne serais pas beaucoup plus dispo avant car ça tombe au milieu du festival de la chaloupe et en plus il y a un Tic le lendemain

pour le vidéo projecteur voir avec Oliver si il peut en avoir un et voir aussi sur place si il n'y en pas déja dans la salle

Cool ! On en reparle la prochaine fois qu'on se voit ! Smile

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15- Prima
16- Foo Jam hihi hihi hihi


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Re: En 2018... êtes-vous open ???

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